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办公室行政管理精细化思路及对策

发布:韦新来源:公务员论文网2018年04月16日阅读:61

摘要:只有加强办公室行政管理精细化,才能提高企业整体管理水平。办公室行政管理过程中存在诸多问题。管理目标不明确,管理缺乏科学量化方式,管理人员管理意识不高,员工职业素养不高。实现办公室行政管理精细化的有效对策是明确管理目标,对工作流程进行细化以及量化;以制度化推进精细化;重视管理人员意识的养成以及实际应用;全面提高企业员工的职业素养。 关键词:办公室;行政管理;精细化思路;对策 精细化管理是一种特殊的管理模式,是现今企业管理的一个新趋势。它主要是以实现科学管理为目标,要求做到社会分工精细化与服务质量精细化。[1][2]但从当前情况看,我国企业在办公室行政管理中还存在很多不足,未能做到精细化管理,导致整体管理效率不高。为此,在实际管理过程中及时分析存在问题,采取积极有效的应对措施,进一步提高管理效率及质量显得尤为关键和重要。[3] 一、办公室实现行政精细化管理的重要性 办公室作为企业的重要组成部门,在整个企业运作中发挥着重大的管理作用。它除了要负责传达以及落实上级领导的各种命令与要求外,还要进行大量基层的调研工作,包括调查统计、分析核对、会议筹备、日常监督等工作。[4][5]为了充分发挥出办公室的最大职能,必须对办公室行政管理工作实行精细化管理,消除管理隐患,避免日常生活中不合理现象的发生,降低管理管理成本,进一步提高办公室工作效能,全面提升企业的整体管理水平。 二、办公室行政管理过程中存在问题 (一)管理目标不明确 在企业中,要想提高整体管理水平,应该树立明确的管理目标。但从当前形势看,很多企业缺乏明确的管理目标,依然采用过去的传统管理模式,凭借经验办事,未能从实际出发,管理缺乏计划性、组织性。同时,很多企业还缺乏完善的绩效考核制度,未能把企业员工的职责与绩效挂钩,分工不明确,导致员工工作积极性不高,部分员工对企业缺乏归属感,遇到问题相互推脱。[6] (二)管理缺乏科学量化方式 企业整体管理效率不高的一个最主要原因就是在实际管理过程中缺乏科学量化方式。这主要表现在以下几个方面。 1.对于员工的能力、品德以及绩效等没有进行量化区分。大多数企业都存在“重绩效,轻品德”的现象。 2.未能根据岗位内容特点、性质制定量化标准,未能做到具体情况具体分析,缺乏针对性,对所有岗位实行相同统一的量化标准。 3.在对量化指标进行设计的时候较为盲目,未能结合实际需要,未能充分考虑实践可操作性,以至于部分员工投机取巧,采取敷衍的态度应对考核工作。 (三)管理人员管理意识不高 实现精细化管理的重要前提是管理人员需具备良好的精细化管理意识。如果能够具备这种意识,在制定办公室各种规章制度的时候,会更加客观、更加细致,及时对存在的不足做出局部或者整体性更改,促使制定出的指标更具科学化。[7]但从实际调查结果来看,很多管理人员依然缺乏这种意识,导致企业管理工作漏洞百出,管理水平停滞不前。 (四)员工职业素养不高 企业中部分员工职业素养不高,自身理论、技术操作能力停滞不前,未能与时俱进。[8]在工作中,部分员工以自我为中心,缺乏精细化工作意识,缺乏团结合作集体精神,缺乏创新精神,工作态度懒散,敷衍了事,未能把工作作为更高的职业追求,贪图享乐,得过且过。 三、实现办公室行政管理精细化的有效对策 (一)明确管理目标,对工作流程进行细化以及量化在实践中,应树立明确的管理目标,严格要求每一位员工按照流程做事,全面实现办公室精细化管理,这可以从以下几个方面着手。 1.保证权责制衡,定岗、定制。根据办公室的主要职能以及具体的工作流程科学设置工作岗位。同时,对各个岗位职责加以明确,分工合作,确保各岗位间既独立又合作。 2.确保正常运作,优化工作流程。[9]简约科学的工作流程对实现办公室精细化管理具有重大的促进作用。应努力完善优化办公室工作流程,使其操作更加简便快捷。应根据工作任务自身的逻辑性,把其分成若干个部分,这样便于企业高层管理者更加直观的对这些工作任务进行审视和考虑,了解每一个工作环节中存在的不足,并及时作出反馈和调整。同时,借助互联网优势,实现办公自动化,及时全面收集信息,从上至下、从外到内对工作管理机制进行协调,防止出现管理空白,确保各个工作环节之间实现无缝衔接。 3.制定严格的考核标准与要求。对程序性以及易量化的办公室工作,在对量化指标设计时应确保其科学性;对主观性较强以及非程序性工作,应对其指标评价进行定性设计。对表现优秀的员工给予积极奖励,带给其满足感和自豪感;对工作松散、违纪员工给予批评教育、警告处分。 (二)以制度化推进精细化 对于企业来说,实行办公室精细化管理是提升整体管理水平的关键。为此,要想在实行精细化管理过程中把精细化管理理念渗透到每一位员工思想中,首先必须要制定出一套科学的管理制度,对采购、销售、财务、薪酬、调研、宣传等各个工作环节作出详细规定。对于重大事项以及集体决策,要经过集体讨论,采取民主决策机制,秉持公平、公正、公开原则,进一步提高辅助决策的质量。对于符合当前实际需要的机制给予保留,过时的及时摒弃,最终形成一套高效、科学、合理的管理体系,以此来激励和约束员工,为精细化管理办事提供依据。最后,要求员工根据制度办事,实现有据可依,有责可循,各个部门既相互独立,又相互配合,互相监督,建立监督以及批评渠道,形成互动的管理监督机制。 (三)重视管理人员意识的养成以及实际应用 企业管理人员应加强对基层办公室的管理调研力度,按照各个工作岗位特点,结合企业的实际情况,制定出符合办公室的管理方式。同时,在制定过程当中,把“精华、细化”作为依据标准,把各种管理工作精确分解,并充分考虑不同工作间的共性和异性,同时具备先觉管理意识,积极主动采取精细化管理手段,对各种工作任务进行科学分配。在日常中,应与时俱进,以自身带动企业员工共同成长进步,充分发挥出自身的领导作用,除了对相关纪律问题作出硬性规定之外,还应该对所有的工作责任、流程以及方向作出具体的规定,营造出积极向上、和谐融洽的工作氛围,加强对员工的宣传及教育工作,进一步落实完善员工福利制度,保障员工利益,进一步提高员工的积极性,增强他们的集体荣誉感。 (四)全面提高企业员工的职业素养 要想保障企业精细化管理工作顺利开展,就必须对企业员工提出更高的要求。高层管理人员首先要帮助员工构建学习平台,为企业员工提供更多的培训机会,加强员工在理论知识、技术操作能力以及素养等方面的培训力度,确保每一位员工都能成为高技能、高素质的人才,并把这种技能和素养逐步运用到日常工作中,全面提高工作效率和工作质量。其次,在实际工作中,还应努力提高每一位企业员工的经济化意识,培养他们的团结协作精神,促使他们意识到团队合作的重要性,学会彼此尊重,彼此理解,互相帮助,互相鼓励,营造出和谐融洽、健康积极的工作氛围,让每一位员工把企业当成第二个家,树立与企业共存亡的理想信念。最后,在整个办公室行政精细化管理过程中,注重细节,因为细节具备宝贵的价值,在管理过程中发挥着不可替代的作用。在实际工作中,要求员工始终坚持规范性的操作原则,严格律己,注重细节,在细节中发现问题,并及时解决问题,把管理中的创新技巧与规范性技巧相结合,摒弃传统的工作方式,逐步培养出精细化的工作习惯,并把这种习惯沿用到实际工作中,全面提高办公室整体工作效能。四、结束语办公室是企业不可或缺的管理部门,它所需要处理的事物繁多,责任重大,整个企业中发挥着无法替代的作用,如果处理不妥,轻则会增加企业任务量,重则将会给企业正常运作造成不同程度的影响。为此,必须要实行办公室行政精细化管理,提升办公效能,这样才能确保企业各个工作流程正常运作,才能全面提升企业整体管理水平,促使企业各项发展战略得以顺利实现,引领企业逐步迈向成功之路。

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